Les surfaces, durées et fréquences chiffrées sont des exemples indicatifs, à adapter après visite du site et vérification des produits.

Un contrat vague ne se contrôle pas

« Nettoyage des locaux trois fois par semaine. » Cette phrase figure encore dans beaucoup de devis en Île-de-France. Elle ne dit rien. Quels locaux ? Combien de minutes ? Avant 8 h ou pendant la journée ? Avec quels produits sur un marbre, une moquette, un béton ciré ?

Sans cahier des charges ménage, le prestataire fait ce qu’il croit compris. Vous jugez ce que vous voyez en arrivant. Quand un copropriétaire ou un collaborateur se plaint, personne ne peut trancher. Le document fixe le périmètre avant le premier passage, pas après le premier litige. C’est une liste de faits, rédigée par celui qui connaît le site : syndic, office manager ou gérant.

Commencer par l’inventaire des zones

Marchez le site comme si vous le découvriez. Un plateau à La Défense, un immeuble à Montreuil et une boutique à Vincennes n’ont pas le même plan : le cahier des charges ménage doit coller au site réel.

Pour des bureaux à Paris, Levallois-Perret ou Issy-les-Moulineaux, listez hall et sas, open space, bureaux fermés, salles de réunion, sanitaires, cuisine, couloirs. Ajoutez ascenseurs et escaliers de service seulement si vous en avez la charge.

Pour une copropriété à Saint-Denis, Créteil ou Boulogne-Billancourt, partez des parties communes : hall, boîtes aux lettres, cages d’escalier, paliers, cabine d’ascenseur, local poubelles, local vélos, caves et parking si le contrat les inclut. Précisez le nombre de cages et d’étages. Un immeuble de trois cages n’est pas « un hall ».

Pour un commerce à Neuilly ou Massy, séparez vitrine intérieure et extérieure, sol de vente, réserve, sanitaires. Si le centre commercial impose des horaires d’accès technique, notez-les.

Une zone oubliée dans le document est une zone oubliée dans le prix — puis dans le passage.

Fréquence, jours et horaires : trois colonnes

La fréquence n’est pas un chiffre unique. Un hall de résidence n’a pas le même rythme que le local vélos, ni les sanitaires d’un plateau de 80 personnes qu’une salle de réunion peu utilisée.

Pour chaque zone, écrivez trois informations :

  • La fréquence : quotidien, trois fois par semaine, hebdomadaire, mensuel
  • Les jours : lundi / mercredi / vendredi, jours d’ouverture, ou jours de collecte pour un local poubelles
  • Le créneau : avant 8 h, après 19 h, entre 6 h et 7 h 30, après fermeture du commerce

En Île-de-France, le créneau conditionne le contrat autant que la surface. Un open space à La Défense se nettoie hors présence. Une boutique qui ouvre à 10 h laisse un matin confortable ; une pharmacie qui ouvre à 8 h le resserre. Un immeuble dont le gardien arrive à 7 h impose une consigne d’accès.

Ne mélangez pas « trois passages par semaine » et « passage quotidien sur les sanitaires ». Ce sont deux lignes.

Le temps alloué rend les devis comparables

Deux prestataires peuvent afficher le même prix au mètre carré sans allouer le même temps. Demandez, zone par zone, le temps prévu. Pas une estimation orale : une ligne dans le cahier des charges ménage, reprise dans le devis.

Un hall de copropriété avec vitres, tapis et boîtes aux lettres ne se traite pas en dix minutes si l’on lave vraiment le sol. Un sanitaire de bureau — cuvette, lavabo, sol, consommables — prend un passage dédié. Si le total annoncé pour 400 m² de bureaux tient en moins d’une heure, le prestataire survole.

Le temps sert aussi aux remplacements : le remplaçant doit savoir combien de minutes le site exige.

Surfaces, produits et exclusions

Le même « lavage de sol » n’a pas le même geste partout. Un marbre de hall haussmannien à Paris se lave à l’eau claire et au savon neutre. Un grès cérame de résidence récente à Montreuil supporte un détergent classique. Une moquette de tour à La Défense s’aspire ; un shampoing trop fréquent l’use. Un béton ciré de boutique se tache si l’on tarde sur un déversement.

Nommez le revêtement de chaque zone principale. Interdisez ce qui abîme : acide sur pierre naturelle, javel sur caoutchouc, excès d’eau sur parquet. Listez les exclusions : vitres extérieures en étage, façades, gaines techniques, placards personnels, vaisselle, machine à café sauf mention contraire.

Les consommables — papier, savon, sacs — sont un piège classique. Qui les fournit ? Qui les stocke ? Qui signale une rupture ? Une ligne suffit. Sans elle, le premier conflit arrive le jour où le distributeur est vide.

Accès, clés et personnes autorisées

En Île-de-France, l’accès vaut souvent plus que le protocole. Badges, digicode, clé du local poubelles, alarme, consignes du gardien, horaires de la loge : tout cela appartient au cahier des charges ménage, pas à un SMS oublié.

Écrivez qui remet les badges et qui les reprend en fin de contrat, que faire si l’accès est refusé, le contact sur site et un contact de repli, l’obligation de refermer, d’éteindre et de réarmer.

Vous avez le droit de connaître les agents qui interviennent. Demandez une liste nominative et la règle en cas de remplacement. Un site à Issy-les-Moulineaux n’a pas les mêmes contraintes de transport qu’un site à Massy. Le document fixe ce qui se passe si le passage est manqué : prévenir avant, pas après.

Preuves de passage et critère de « terminé »

Un cahier des charges ménage sans critère de réception reste une intention. Définissez ce que « fait » signifie pour les zones sensibles : sol lavé et non seulement balayé, vitres de porte sans traces, cuvettes et robinetterie désinfectées, poubelles vidées, consommables réapprovisionnés, local poubelles après collecte.

Le cahier de liaison ne suffit pas : une signature prouve une présence, pas un résultat. Pour un syndic ou un office manager absent à 6 h, le plus utile reste des photos horodatées, zone par zone, consultables le jour même. En cas de plainte à 18 h dans un hall à Boulogne-Billancourt, vous comparez l’état du matin à celui du soir au lieu de trancher à l’aveugle.

Chez ALTA SERVICES, ce suivi photo est le fonctionnement standard. Le cahier des charges est formalisé à la mise en place, et chaque passage laisse une trace visible dans l’espace client. Le document et la preuve avancent ensemble.

Envoyer le même fichier à chaque prestataire

Rédigez le cahier des charges ménage avant de demander les prix. Envoyez le même document à chacun. Vous comparez alors le temps, les jours, les exclusions et le mode de preuve — pas seulement une ligne TTC.

Joignez la surface approximative, le nombre de postes ou de lots, des photos des revêtements, les accès, et les jours de collecte en copropriété. Une visite affine le temps ; le document reste la base. Gardez une période d’essai (un à trois mois, préavis court) : le cahier des charges sert à juger si les zones sont vraiment faites aux fréquences prévues.

Un bon document tient souvent en un tableau — zone, fréquence, jour, créneau, temps, exclusion, preuve — plus une page d’accès. Suffisant pour un plateau à Paris, une résidence en petite couronne ou un commerce en ville. Ce que vous n’écrivez pas sera improvisé.