Confidentialité
Politique de confidentialité
Cette politique décrit les données personnelles traitées par Alta Services, dans le cadre de ce site comme dans celui de ses prestations : le formulaire de devis, l’espace client et les photographies prises à chaque passage.
Responsable du traitement
Les traitements décrits ci-dessous sont mis en œuvre par : [A COMPLETER : dénomination sociale, forme juridique et adresse du siège social]. Pour toute question ou demande relative à vos données personnelles : [A COMPLETER : adresse électronique dédiée aux demandes relatives aux données personnelles]. [A COMPLETER : indiquer si un délégué à la protection des données a été désigné et, dans l’affirmative, ses coordonnées. À défaut, supprimer cette mention plutôt que d’en désigner un fictivement.]
Les données collectées par le formulaire de devis
Le formulaire de demande de devis collecte les informations que vous y saisissez : nom et prénom, nom de la société ou de la copropriété, fonction, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse des locaux concernés, type de local, surface approximative, fréquence envisagée et contenu libre de votre message. Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque, les autres sont facultatifs. Aucune case n’est précochée. Nous ne collectons par ce formulaire aucune donnée sensible, aucune coordonnée bancaire et aucun document d’identité.
Finalités et bases légales
Vos données sont utilisées pour répondre à votre demande, préparer la visite de vos locaux et établir une proposition commerciale, sur la base de mesures précontractuelles prises à votre demande. Une fois le contrat signé, elles servent à exécuter la prestation, à gérer la relation client et à donner accès à l’espace client, sur la base de l’exécution du contrat. La facturation et la comptabilité reposent sur une obligation légale. Les photographies d’intervention reposent sur l’exécution du contrat et sur notre intérêt légitime à prouver la réalisation des prestations. La prospection commerciale auprès de professionnels repose sur notre intérêt légitime, avec un droit d’opposition ouvert dans chaque message. Les candidatures spontanées sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à recruter.
Les photographies d’intervention
Chaque passage est documenté par des photographies horodatées, déposées dans l’espace client. Trois règles encadrent cette pratique et s’appliquent sans exception. Premièrement, les photographies documentent des locaux et jamais des personnes : si une personne apparaît sur un cliché, celui-ci est repris. Deuxièmement, le cadrage est limité à la zone traitée : ni écran, ni document, ni courrier, ni badge, ni plan, ni boîte aux lettres nominative ne doivent y figurer, afin de ne capter ni donnée personnelle de tiers ni information confidentielle. Troisièmement, en copropriété, seules les parties communes sont photographiées, jamais l’intérieur d’un logement ni une porte palière permettant d’identifier un occupant. Ces photographies sont accessibles au client concerné, à ses utilisateurs autorisés et aux salariés d’Alta Services habilités. Elles ne sont ni publiées, ni cédées, ni utilisées à des fins commerciales sans autorisation écrite du client.
Horodatage des passages et information de nos salariés
L’enregistrement de l’heure et du lieu d’un passage constitue également un moyen de contrôle de l’activité des salariés qui interviennent sur site. La collecte est limitée au strict nécessaire, c’est-à-dire au site et au créneau de la prestation, à l’exclusion de tout suivi en dehors du temps de travail. [A COMPLETER : confirmer que chaque salarié concerné a été informé individuellement et par écrit avant la mise en service du dispositif, que le comité social et économique a été informé et consulté s’il en existe un, et qu’une analyse d’impact relative à la protection des données a été réalisée si elle s’avère nécessaire.]
Durées de conservation
Demande de devis non suivie de contrat : [A COMPLETER : durée retenue, à titre indicatif 12 à 36 mois à compter du dernier échange]. Données de gestion des clients et des contrats : durée du contrat, puis conservation en archivage pendant la durée de prescription applicable. Pièces comptables et factures : 10 ans, en application de l’article L.123-22 du code de commerce. Comptes et données de l’espace client : durée du contrat, les accès étant supprimés à son terme. Photographies d’intervention : [A COMPLETER : durée de conservation retenue et justification, par exemple 12 ou 24 mois]. Prospection commerciale auprès de professionnels : 3 ans à compter du dernier contact. Candidatures : 2 ans à compter du dernier contact, conformément à la recommandation de la CNIL.
Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles aux seuls salariés d’Alta Services habilités à en connaître, ainsi qu’aux prestataires techniques qui interviennent pour notre compte : hébergeur du site, éditeur de l’espace client, service de messagerie, outil de gestion commerciale et cabinet comptable. Chacun de ces prestataires est lié par un contrat conforme à l’article 28 du règlement général sur la protection des données et n’agit que sur nos instructions. Vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des tiers à des fins de prospection. [A COMPLETER : liste réelle des sous-traitants, avec pour chacun sa finalité et la localisation de ses serveurs.]
Hébergement et transferts hors Union européenne
[A COMPLETER : indiquer le pays d’hébergement du site et de l’espace client. Préciser si un transfert de données hors de l’Union européenne a lieu et, dans ce cas, l’encadrement juridique retenu, par exemple une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types.] À défaut de transfert, il convient d’indiquer expressément que les données sont hébergées au sein de l’Union européenne.
Sécurité des données
L’accès à l’espace client se fait par comptes nominatifs et mots de passe individuels, un compte par personne autorisée, révocable à tout moment et supprimé à la fin du contrat. Les échanges avec le site et avec l’espace client sont chiffrés. Les accès aux photographies et aux documents sont journalisés. Les données font l’objet de sauvegardes régulières. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour vos droits, nous en informons la CNIL et, lorsque la réglementation l’exige, les personnes concernées.
Cookies et mesure d’audience
[A COMPLETER : indiquer les cookies et traceurs réellement déposés par le site. Si seuls des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site et une mesure d’audience configurée pour bénéficier de l’exemption recommandée par la CNIL sont utilisés, une simple information suffit et aucun bandeau de consentement n’est requis. Dès qu’un pixel publicitaire, une carte ou une vidéo tierce est intégré, un bandeau permettant de refuser aussi facilement que d’accepter devient obligatoire, et les durées de conservation du consentement et des données doivent être précisées ici.]
Vos droits
Vous disposez d’un droit d’accès à vos données, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition, de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès. Ces droits s’exercent par écrit à l’adresse indiquée en tête de cette politique. Nous répondons dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, délai qui peut être prolongé de deux mois en cas de demande complexe, auquel cas vous en êtes informé. Une pièce justificative d’identité peut vous être demandée en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur. Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou depuis son site internet.
Modification de cette politique
Cette politique peut évoluer, notamment en cas de changement d’outil, d’hébergeur ou de réglementation. La version applicable est celle publiée sur cette page. Dernière mise à jour : [A COMPLETER : date de dernière mise à jour de la politique de confidentialité].
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